Τips για εύστοχο, ελκυστικό και ενδιαφέρον εταιρικό newsletter

Ένα εταιρικό newsletter έχει ως στόχο του να επικοινωνήσει θέματα της εταιρείας, να προσελκύσει το ενδιαφέρον των υπαλλήλων, ακόμη και να «κερδίσει» περισσότερες συμμετοχές σε μια εκδήλωση. Πρέπει να είναι ελκυστικό στο design του και φυσικά να είναι άριστο στη στόχευσή του. Να είναι τόσο όσο προσωπικό ανάλογα με τον αποδέκτη του και σοβαρό, δηλαδή υπολογίσιμο μέσα στα δεκάδες newsletters που λαμβάνει κανείς καθημερινά στο inbox του. Όλα αυτά εύκολα λέγονται, δύσκολα όμως γίνονται πράξη. Ο υπάλληλος μιας εταιρείας δύσκολα θα πατήσει «απεγγραφή» από το εταιρικό newsletter, εύκολα όμως θα το αγνοήσει αν αυτό δεν τον ενδιαφέρει. Θυμηθείτε ότι δεν είναι υποχρεωτικό να το διαβάσει αν δεν βρίσκει κάτι ενδιαφέρον σε αυτό. Τι πραγματικά χρειάζεται ένα εταιρικό newsletter για να ξεχωρίσει;

-Ένα newsletter από εσάς για εσάς

Ο στόχος του εταιρικού σας newsletter είστε εσείς. Το εταιρικό newsletter πρέπει να είναι ελκυστικό σε εσάς παρά σε οποιονδήποτε άλλον, αρχικά. Στις σύγχρονες εταιρείες και επιχειρήσεις το εργατικό δυναμικό έρχεται σε επαφή με το εργατικό δυναμικό άλλων όμοιων εταιρειών σε όλον τον κόσμο. Τα τμήματα των εταιρειών συνομιλούν μεταξύ τους και ποιος καλύτερος τρόπος από το να έχει ένας υπάλληλος καθημερινή πρόσβαση στα νέα της εταιρείας για την οποία εργάζεται, από το εταιρικό newsletter. Κάπως έτσι, το εταιρικό σας newsletter θα πρέπει αρχικά να είναι αποδεκτό, ελκυστικό, ενδιαφέρον, εύστοχο ανάλογα με το τμήμα στο οποίο απευθύνεται.

-Σκεφθείτε για ποιους λόγους χρειάζεστε ένα εταιρικό newsletter και για ποια τμήματα της εταιρείας σας

Ένα πρόχειρο newsletter με όλα τα νέα που αφορούν την εταιρεία σας δεν θα καταφέρει να πετύχει τον στόχο του. Σκεφθείτε ποια από τα τμήματά σας χρειάζονται να λαμβάνουν ένα εταιρικό newsletter και για ποιους λόγους. Σε κάθε εταιρεία υπάρχουν τμήματα χωρίς σημαντικές αλλαγές, εξελίξεις, νέες αφίξεις, σε συχνότητα τέτοια που να χρειάζεται ένα newsletter για την ενημέρωση των υπαλλήλων. Σε άλλα τμήματα πάλι, είναι προτιμότερο οι υπάλληλοι να λαμβάνουν ένα έξυπνο, καθαρό, μοντέρνο εταιρικό newsletter για την ενημέρωσή τους, από το να κυκλοφορούν τα νέα από στόμα σε στόμα χωρίς συγκεκριμένες διευκρινίσεις. Σκεφθείτε ποια τμήματά σας πρέπει να γνωρίζουν τις εξελίξεις λεπτομερώς, προκειμένου να επικοινωνούν άριστα τα νέα της εταιρείας με τα αντίστοιχα τμήματα της δικής σας εταιρείας στο εξωτερικό ή με συναδέλφους τους από άλλες εταιρείες στο εξωτερικό.

Ακόμη, αποφασίστε ποια τμήματα της εταιρείας σας χρειάζονται να λαμβάνουν ένα newsletter –που ως επικοινωνιακή πρακτική και εργαλείο δεν συνιστά ό,τι πιο σύγχρονο- και ποια τμήματα θα βρουν πιο ενδιαφέρον το να ενημερωθούν από ένα chat app. Αποφασίστε το με γνώμονα τις ηλικίες των υπαλλήλων που στελεχώνουν το κάθε τμήμα, αλλά και από το background τους δηλαδή τις γνώσεις τους και το πόσο καλά συμβαδίζουν με την τεχνολογία.

-Η ώρα της στρατηγικής είναι μια κρίσιμη ώρα!

Σειρά έχει η στρατηγική που θα ακολουθήσετε και εδώ τα πράγματα είναι περισσότερο από σοβαρά. Το εταιρικό newsletter που θα αποστέλλεται σε κάθε τμήμα ή στο σύνολο της εταιρείας θα πρέπει να αποφασιστεί και να σχεδιαστεί με γνώμονα το τι εξυπηρετεί τους υπαλλήλους. Πώς θέλουν να λαμβάνουν τις ενημερώσεις, σε ποια συχνότητα και ποιο ύφος (τρόπος γραφής, design) αποσπά περισσότερο το ενδιαφέρον τους. Κάποια τμήματα μπορεί να χρειάζονται ένα καθημερινό newsletter ενώ για άλλα το μηνιαίο είναι αρκετό. Ακόμη, οι υπάλληλοι κάποιων τμημάτων προτιμούν σύγχρονη γλώσσα και σύντομες εκφράσεις ενώ άλλα τμήματα είναι υπέρ της ανάλυσης! Και φυσικά κάποιοι υπάλληλοι θέλουν να βλέπουν ένα καθαρό, εύκολο newsletter ενώ για άλλους οτιδήποτε μοντέρνο και καινοτόμο είναι δελεαστικό.

-Εύστοχο, ελκυστικό και ενδιαφέρον!

Αυτό που πρέπει να θυμάστε είναι ότι οι υπάλληλοί σας δεν είναι υποχρεωμένοι να διαβάζουν το εταιρικό newsletter. Σαφώς, ένας υπάλληλος που ενδιαφέρεται για τα νέα της εταιρείας του, βοηθά αρχικά τον εαυτό του αφού είναι περισσότερο μέσα στα πράγματα. Από την άλλη πλευρά όμως, δεν σκέφτονται όλοι έτσι και αν το newsletter που λαμβάνουν δεν τους ενδιαφέρει την πρώτη φορά, τότε δύσκολα θα τους ενδιαφέρει τη δεύτερη και την τρίτη. Το περιεχόμενο, λοιπόν, έχει τον πρώτο λόγο. Όσο ελκυστικό και αν είναι το design, αν το περιεχόμενο του newsletter είναι αδιάφορο, τότε ο υπάλληλος θα ανοίξει το newsletter, θα «χαζέψει» το design, θα διαβάσει τους τίτλους και ως εκεί… Τι θα πρέπει να κάνετε προκειμένου το εταιρικό σας newsletter να είναι εύστοχο, ελκυστικό και ενδιαφέρον; Αρχικά, θα πρέπει ο συντάκτης του να ξέρει πού απευθύνεται. Αυτό θα αποφασίσει το ύφος, τον τόνο, τον τρόπο γραφής και το περιεχόμενο. Οι ειδήσεις, οι πληροφορίες, τα στατιστικά στοιχεία, τα δεδομένα είναι πάντοτε χρήσιμα και ενδιαφέροντα για τους υπαλλήλους που θέλουν να ξεχωρίσουν στη δουλειά τους. Ένα newsletter, δηλαδή, πρέπει να λειτουργεί και σαν εργαλείο για αυτόν που το λαμβάνει. Θα έχετε πετύχει το 100% του στόχου σας, όταν ο υπάλληλός σας όχι μόνο θα έχει ανοίξει και διαβάσει το newsletter, αλλά όταν θα το έχει αποθηκεύσει γιατί βρήκε σε αυτό μια πολύ χρήσιμη πληροφορία που θέλει να χρησιμοποιήσει στη δουλειά του. Μην παραλείψετε από το εταιρικό newsletter: νέα και ειδήσεις που αφορούν την εταιρεία, στατιστικά στοιχεία ή δεδομένα ερευνών που αφορούν την εταιρεία ή προϊόντα της, μια ιστορία επιτυχίας του τμήματος που θα ενθαρρύνει τους υπαλλήλους και θα τους δείξει ότι η εταιρεία αναγνωρίζει και επικοινωνεί τα επιτεύγματά τους.

-Είναι διαδραστικό το newsletter σας;

Ένα newsletter είναι εργαλείο επικοινωνίας και η επικοινωνία δεν είναι μονόπλευρη. Επιτυχημένο newsletter είναι το διαδραστικό newsletter. Εκείνο που καλεί τον υπάλληλο σε δράση. Δοκιμάστε να ζητήσετε από τους υπαλλήλους που λαμβάνουν το newsletter, να μοιραστούν το περιεχόμενό του στα social media. Αν το περιεχόμενο είναι ζωντανό, φρέσκο και ενδιαφέρον να είστε σίγουροι ότι θα το κάνουν. Ακόμη, ζητήστε τους να απαντήσουν σε ερωτηματολόγια είτε για τους σκοπούς μιας έρευνας που κάνει η εταιρεία σας είτε γιατί απλώς παίζετε ένα παιχνίδι. Το χιούμορ λειτουργεί σαν καύσιμο! Και φυσικά, καλέστε τους να δηλώσουν συμμετοχή σε μια εταιρική εκδήλωση ή σε κάποια σεμινάρια που σχεδιάζετε. Τέλος, δείξτε τους ότι η γνώμη τους μετράει σημαντικά για εσάς, καλώντας τους να ψηφίσουν αγαπημένα τους προϊόντα και υπηρεσίες της εταιρείας σας ή να σας πουν χωρίς φόβο και πάθος ποια είναι η γνώμη τους για το newsletter που λαμβάνουν!